1. GIAI ĐOẠN TRƯỚC SỰ KIỆN
BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH MỤC ĐÍCH SỰ KIỆN
Mỗi sự kiện đều có mục đích và chủ đề riêng biệt. Đầu tiên trong các bước tổ chức sự kiện là doanh nghiệp phải xác định rõ cốt lõi của sự kiện và những công việc cần làm:
Loại hình và quy mô của sự kiện (lễ tri ân, sự kiện giải trí, lễ khai trương, YEP,…)
Đối tượng khách mời và số lượng
Doanh nghiệp muốn gửi thông điệp gì đến công chúng?
Dự toán ngân sách là bao nhiêu
Tổ chức sự kiện tại đâu?
Chủ đề sự kiện là gì?
BƯỚC 2: LÊN Ý TƯỞNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trong quy trình tổ chức sự kiện, xây dựng ý tưởng chính là tạo linh hồn cho sự kiện. Việc này đòi hỏi sự hiểu biết tường tận về sản phẩm, dịch vụ của doanh nghiệp và mục đích của sự kiện.
BƯỚC 3: PHÂN CHIA NHÂN SỰ TRIỂN KHAI
Cách tổ chức sự kiện chuyên nghiệp chính là phân chia công việc thành từng mảng chuyên sâu: thiết kế (đồ họa, trình chiếu, sân khấu, thiệp mời,…), kế toán (quản lý thu chi, hợp đồng,…), kỹ thuật (âm thanh, ánh sáng, hiệu ứng sân khấu,…), quản lý và giám sát,… Nhân sự ở từng hạng mục đều phải tuyển chọn tỉ mỉ và đảm bảo tính phù hợp.
2. GIAI ĐOẠN TRONG SỰ KIỆN
BƯỚC 4: TRIỂN KHAI THEO KẾ HOẠCH
Mỗi bộ phận phải thực hiện đúng theo quy trình tổ chức sự kiện đã lên kế hoạch trước đó. Các bộ phận làm tròn trách nhiệm để không ảnh hưởng tiến độ chung và phối hợp với nhau, linh hoạt hỗ trợ nhau.
BƯỚC 5: CHUẨN BỊ VÀ DÀN DỰNG
Một trong các bước tổ chức sự kiện chiếm nhiều thời gian nhất và cũng mang tính quyết định sự thành công chính là chuẩn bị. Doanh nghiệp cần hoàn thiện các khâu dưới đây và tiến hành chạy thử ít nhất là 1-2 lần. Nếu phát hiện sai sót, lập tức hoàn thiện, điều chỉnh và chạy thử đến khi chương trình mượt mà và trơn tru.
Làm banner, standee, frame, background, backdrop, trình chiếu, văn bản và hình ảnh để phát cho khách mời trong sự kiện
Trang phục
Gửi thiệp mời và đăng thông báo
Thuê thiết bị hỗ trợ
Thuê MC, PG
Thuê đội múa nghệ thuật múa mở màn
Hoàn tất các thủ tục cần thiết
BƯỚC 6: TỔ CHỨC SỰ KIỆN
Trưởng bộ phận điều phối và kiểm soát các nhân viên làm việc dựa trên phần việc đã chia trong quy trình tổ chức sự kiện. Mỗi phân đoạn đều phải được theo dõi, kiểm tra dựa trên checklist và timeline của chương trình.
Nếu phát hiện sự cố ngoài ý muốn, người có trách nhiệm phải lập tức tập trung mọi người giải quyết nhanh chóng nhất có thể.
3. GIAI ĐOẠN SAU SỰ KIỆN
BƯỚC 7: KẾT THÚC CHƯƠNG TRÌNH
Khi chương trình đã kết thúc, các bộ phận có liên quan tiến hành thu gom vật dụng, xử lý các thiết bị đã thuê, dọn dẹp sạch sẽ hiện trường.
BƯỚC 8: BÁO CÁO VÀ RÚT KINH NGHIỆM
Các bộ phận cần tổng kết, báo cáo mức độ hoàn thành công việc trong sự kiện vừa diễn ra, bao gồm cả trước, trong và sau sự kiện. Từ đó đúc kết kinh nghiệm để hoàn thiện quy trình tổ chức sự kiện càng thêm chuyên nghiệp.